5 askelta parempaan ajanhallintaan – Luukku 9

Nyt loppuvuodesta tämä säätäminen ja multitaskaaminen on ainakin itselläni lisääntynyt moninkertaisesti. Ja vaikka en varsinaisesti tällä kirjoituksella tarkoitakaan jouluhössötystä, niin kiireestä ja "kiireestä" on näin joulun alla aika luontevaa puhua. 

Nyt kun kerran löysin Anna Perhon Antisäätäjän äänikirjana Suplasta, niin tulen tarttumaan tähän aiheeseen vielä kolmannenkin kerran. Mutta ruuhkavuodet ja se ainainen kiire. 

Kiire on aika hankala käsite määritellä. Sillä toisen kiire ei välttämättä toiselle tuntuisi kiireiseltä. Riippuu hieman työtehtävien luonteesta ja omasta temperamentista mikä tuntuu kiireiseltä, mutta nyt en niinkään tarkoita sitä työpaikan kiirettä, jossa paine on kova kun toisen ihmisen työnteko saattaa riippua sinun tehtävistä. Tai sairaalahenkilökunnan, joilla potilaat odottavat ja on k i i r e .

Painotan nyt tässä enemmän sitä itse aiheutettua kiirettä, mutta postauksen vinkit sopivat myös tietyiltä osin sinne työelämäänkin. Jollekin saattaa sopia hyvinkin. Tarkoitan sitä "kiirettä" kun kovasti tekee asioita koko ajan ja silti tuntuu, ettei saa mitään tehdyksi tai valmiiksi. 

Minulla pahin virhe on juuri se multitaskaaminen. Teen kaikkea yhtä aikaa ja silti en yhtään mitään. Kuvittelee olevansa tehokas, mutta tehokkaampaa on tehdä asiat yksi kerrallaan loppuun ja siirtyä seuraavaan. Tosin lasten kanssa on joskus on pakko tehdä asioita monta kerrallaan.


Seuraavan viiden kohdan vinkkien avulla saa asioita paremmin aikaiseksi. Samoin kuin muutkin elämäntapamuutokset tämäkin vaatii toistoja, jotta toiminta rutinoituu. Lista on tehokkuuspuhujan David Allenin, melko itsestäänselvä, ohjenuora. Mutta jälleen, vaikka liikuntatottumusten muutoksissa, ei tieto siitä, että pitäisi liikkua enemmän, auta – jollei myös laadi suunnitelmaa ja toimi sen mukaisesti.

Ohjeet sopivat loistavasti joulustressaajalle. Joulutehtävien lista saattaa venähtää monesti todella pitkäksi. Vaikka joulupuuhailu sinällään olisi mieluistakin. 

1. Laadi
Kerää lista kaikista tekemättömistä tehtävistä, niin työhön kuin henkilökohtaiseen elämään liittyvät.

2. Selkeytä
Käy tehtävät läpi. Onko kaikki tehtävissä nyt? Jos on ja se on nopea tee se nyt. Onko se tärkeä, kuuluuko sen olla listalla. Jos se on vähemmän tärkeä siirrä se "odotuslistalle".

3. Lokeroi
Yhdistä helposti samalla tehtävät (ei siis yhtä aikaa), kuten tehtävät puhelut, juoksevat asiat, kodin siivoustyöt...

4. Päivitä
Päivitä listaa, jotta tiedät koko ajan mitä tehdä. Poista tehdyt tai epäolennaiseksi muuttuneet. Tyhjennä päähäsi kertyviä tehtäviä vähintään viikottain paperille ja käy ne läpi.

5. Toimi
Just do it. Sitoudu tekemääsi listaan ja toimi sen mukaisesti.







Unelmalista

Allenin viiden askeleen ohjeen lisäksi voi tehdä myös erikseen unelmalistan. Vanha kunnon bucket list. Unelmat ovat polttoainetta, mutta ne voivat myös tukahduttaa. Sen lisäksi, että kirjoitetut unelmat toteutuvat useammin kuin ajatuksentasolle jääneet, mieltä "vaivaavat" unelmat on hyvä kirjoittaa paperille, jossa ne voivat jatkaa siinä omaa elämäänsä eivät häiritse päivittäisiä tehtäviä. Järjestä niiden pohdinnalle oma aika.

Priorisoi

Allenin lista pohjaa tarkalle lokeroinnille. Jos pikkutehtäviä on todella paljon, lokeroinnin lisäksi voi vielä priorisoida eli järjestää tärkeysjärjestykseen. Omalla kohdalla toimii summittaisen lokeroinnin sijaan juuri tärkeysasteen hienoinen määrittely. Valitsen päivälle yksi tai kaksi tärkeintä ja aloitan niistä ja usein kun vauhtiin pääsee hoitaa listalta muitakin töitä.


Luukku 1, luukku 2, luukku 3, luukku 4, luukku 5, luukku 6
Luukku 7, luukku 8

Muista Flow-arvonta luukussa 7! ;)


Kommentit